Veranstaltungsorganisation

Bitte laden Sie sich die Checkliste für die Konzeption und Umsetzung von Veranstaltungen herunter und arbeiten Sie die Schritte ab.

Einbindung in die FSGS

Formulieren Sie bitte kurz und knapp, welche Veranstaltung Sie vorschlagen und schicken Sie diese Informationen an die Doktorand*innen der FSGS. Bitten Sie um Rückmeldung, wer sich für diese Veranstaltung interessiert, teilnehmen würde oder auch aktiv in die Organisation einsteigen möchte.

Antrag an den Vorstand

Mitglieder der FSGS stellen einen Antrag an den Vorstand (PDF) und bitten um Gewährung von FSGS-Mitteln für ihre Veranstaltung. Bitte kommen Sie mit der ausgedruckten Checkliste zur Beratung vorbei, bevor Sie den Antrag digital in der Geschäftsstelle einreichen.

Berechnung der Kosten für Reise- und Übernachtung

Um Ihnen die Berechnung der Reise- und Übernachtungskosten zu erleichtern, haben wir für Sie zudem ein Merkblatt zur Erstattung von Reisekosten (PDF) sowie zur Berechnung von Pauschalen (PDF) erstellt. 

Personen, die von uns Geld zur Deckung ihrer Reise- und Übernachtungskosten erhalten, müssen das Gastauszahlungsformular (PDF) unterschreiben. Bitte erfragen Sie bereits vor der Veranstaltung die Privatadressen der Gäste sowie deren Bankdaten (IBAN und BIC (bei internationalen Banken der SWIFT-Code)). Bereiten Sie das Formular vor, damit Sie es am Tag der Veranstaltung nur noch von den Gästen unterschreiben lassen müssen. Kosten können nur rückwirkend per Überweisung erstattet werden. Für die Kommunikation mit den eingeladenen Gästen sind Sie als Organisator*innen verantwortlich. Die Unterschrift der Direktorin der FSGS (am Ende des Formulars) holen wir ein. Geben Sie das vom Gast vollständig ausgefüllte und unterschriebene Formular bitte in der Geschäftsstelle ab. Bitte weisen Sie Ihre Gäste darauf hin, dass die Auszahlungen zentral von der FU vorgenommen werden und dieser Vorgang bis zu sechs Wochen in Anspruch nehmen kann. Darauf hat die FSGS leider keinen Einfluss. 

Berechnung der Kosten für Bewirtung

Für eine an der Graduiertenschule stattfindende Veranstaltung übernimmt die Geschäftsstelle die Kosten für Getränke (Wasser, Saft, Tee, Kaffee), die während der Konferenz oder in den Pausen konsumiert werden. Kekse geben wir ebenfalls gerne dazu. Wenn die Veranstaltung werktags in den Räumen der Graduiertenschule stattfindet, stellen wir nach Möglichkeit eine studentische Hilfskraft zur Unterstützung der Konferenz zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich zur Absprache und Planung so früh wie möglich an uns.

Kosten für ein Catering, einen Restaurantbesuch, einen Stehempfang müssen beim Vorstand beantragt werden. Um die Berechnung zu erleichtern, haben wir auch hier ein Merkblatt zur Finanzierung von Veranstaltungen (PDF) erstellt. Die im Merkblatt angegebenen Berechnungssätze gelten auch für Essen oder Getränke, die Sie selber eingekauft haben. Bedenken Sie bitte, dass im Merkblatt die Höchstsätze angegeben sind, die vom Vorstand selten bewilligt werden. Zur Abrechnung benötigen wir Rechnungsbelege, eine Teilnehmerliste und ggf. eine Auslagenerstattung.

Wenn Sie mit ihren Gästen essen gehen, kann die Geschäftsstelle vorab eine Kostenübernahme an das Restaurant schicken oder Sie müssen das Geld auslegen. Bitte beachten Sie, dass Kosten nur in der den Richtlinien entsprechenden Höhe abgerechnet werden können. Als Berechnungsgrundlage müssen Sie eine Gästeliste mit dem Status der Personen zusammen mit der Rechnung einreichen. Trinkgelder können in keinem Fall erstattet werden, bitten Sie deswegen die Gäste um Trinkgelder, damit wir auch weiterhin in den Restaurants willkommen sind! 

Wenn Sie mit ihren Gästen essen gehen, muss die Geschäftsstelle vorab eine Kostenübernahme an das Restaurant schicken und eine Bestellung über das FU-Bestellsystem aufgeben. Bitte beachten Sie, dass Kosten nur in der den Richtlinien entsprechenden Höhe abgerechnet werden können. Auch können Alkohol und Trinkgelder nicht von der FSGS bezahlt werden. Beides muss separat vor Ort von Ihnen und Ihren Gästen bezahlt und darf nicht auf der Rechnung aufgeführt werden. Lassen Sie sich bitte eine Rechnung geben, die die Adresse und Bankdaten des Restaurants beinhaltet. Diese müssen Sie zusammen mit einer Gästeliste mit dem Status der Personen bei der Geschäftsstelle einreichen.

Berechnung der Kosten für Werbung

Für eine Veranstaltung der FSGS kann die Geschäftsstelle gemeinsam mit den Organisator*innen ein Plakat (DIN A2) im Corporate Design der FSGS und der FU Berlin erstellen und drucken (siehe hier ein Beispielplakat). Bitte nehmen Sie dafür mindestens acht Wochen vor der Veranstaltung Kontakt mit den studentischen Kolleg*innen auf. Die Kosten für den Druck von 10 Plakaten übernimmt die Geschäftsstelle. Das Aufhängen der Plakate liegt in der Verantwortung der Veranstaltungsorganisator*innen.

Alle Veranstaltungen der FSGS werden auf der Webseite der FSGS, im Newsletter, auf Twitter (X), Instagram und Facebook und über den Blog angekündigt. Bitte senden Sie den studentischen Kolleg*innen die entsprechenden Ankündigungstexte. Bei sehr großen und prominent besetzten Veranstaltungen ist eine Ankündigung über die Webseiten der FU Berlin ebenso möglich wie eine Pressemitteilung. Ankündigungen über einzelne Institutsverteiler sprechen Sie bitte selbst mit den Institutssekretariaten ab.

Nachbereitung der Veranstaltung

Zur fotografischen Dokumentation der Veranstaltung stellen wir Mitgliedern der FSGS eine Kamera zur Verfügung. Sollten Sie einen längeren Ton/Film-Mitschnitt Ihrer Veranstaltung an der FU Berlin wünschen, setzen Sie sich bitte frühzeitig mit uns in Verbindung. Die Fotos werden auf unserer Webseite und im Blog verwendet.

Neben der fotografischen Dokumentation ist mit einer Mittelbewilligung durch die FSGS auch ein abschließender Konferenzbericht verbunden. Wir bitten darum, diesen zeitnah nach der Veranstaltung als WORD-Dokument an die Geschäftsstelle zu senden. Der Bericht wird auf unserer Webseite und im Blog veröffentlicht.

Zur Abrechnung der Kosten bringen Sie die unterschriebenen Gastauszahlungsformulare in der Geschäftsstelle vorbei. Für Erstattungen von Restaurantrechnungen reichen Sie diese (bei Kartenzahlung inkl. des entsprechenden Kontoauszuges) sowie eine Teilnehmer*innenliste in der Geschäftsstelle ein. Die Informationen zur Veranstaltung (Titel, Datum, Ort, Veranstalter*innen) müssen darauf verzeichnet sein. Bitte bringen Sie alle Belege, Gästelisten, Gastauszahlungsformulare, Auslagenerstattungen (PDF) gesammelt ins Office der Geschäftsstelle.