Im Folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen in Zusammenhang mit Dienstreisen:

1. Ich bin an der FU beschäftigt und promoviere an der FSGS. Was muss ich beachten?
2. Was ist eine A1-Bescheinigung und brauche ich diese für meine Dienstreise?
3. Was muss ich im Falle einer Entsendung (Dienstreisen von FU-Mitarbeiter*innen, die länger als 6 Wochen dauern) beachten und erledigen?
4. Wie und wann erfahre ich, ob meine Reise genehmigt wurde?
5. Ich kann die beschreibbaren PDFs nicht öffnen.
6. Warum dauert die Abrechnung so lange?
7. Kann ich meine Reise mit einem Urlaub/privatem Aufenthalt verbinden?
8. Mit welchem Vorlauf muss ich meinen Dienstreiseantrag einreichen?
9. Was muss ich bei einer sogenannten Abschlagszahlung („Vorschuss“) beachten?
10. Meine Reise wird extern finanziert, muss ich trotzdem einen Dienstreiseantrag stellen?
11. Was muss ich bei dem Antrag auf Abrechnung einer Reise beachten?

1. Ich bin an der FU beschäftigt und promoviere an der FSGS. Was muss ich beachten?

EXC 2020-Doktorand*innen:

Nennen Sie auf dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise Ihre Personalnummer und kreuzen Sie „Dienstreise“ an. Ihre Personalnummer finden Sie rechts oben auf dem Entgeltnachweis.
Bitte geben Sie als Beschäftigungsstelle den Exzellenzcluster 2020 und die FSGS an (EXC 2020 / FSGS, Habelschwerdter Allee 45, 14195 Berlin). Ihre Erstbetreuer*in muss den Antrag unterzeichnen.

Doktorand*innen am FB PhilGeist:

Wenn Ihre Reise über die Mittel der FSGS finanziert wird, nennen Sie auf dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise Ihre Personalnummer und kreuzen Sie „Dienstreise“ an. Bitte geben Sie als Beschäftigungsstelle die FSGS-Anschrift (FSGS, Habelschwerdter Allee 45, 14195 Berlin) an. Der Antrag ist durch die Geschäftsführung der FSGS zu unterzeichnen und nicht von Ihrer/Ihrem Projektleiter*in im Arbeitsbereich. Sicherlich muss die Reise im Vorfeld aber mit den Betreuer*innen abgesprochen werden.

Projektmitarbeiter*innen in Einstein Visiting Fellow-Projekten:

Wenn Ihre Reise über die Projektmittel finanziert werden soll, nennen Sie bitte auf dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise Ihre Personalnummer und kreuzen Sie „Dienstreise“ an. Bitte geben Sie als Beschäftigungsstelle die FSGS-Anschrift (FSGS, Habelschwerdter Allee 45, 14195 Berlin) an. Der Antrag ist durch die Projektleiter*in zu unterzeichnen.

 

2. Was ist eine A1-Bescheinigung und brauche ich diese für meine Dienstreise?

Seit dem 1. Juli 2019 ist es bei Dienstreisen von Beschäftigten in dem EU/EWR-Raum notwendig, die sogenannte A1-Bescheinigung mit sich zu führen. Mit der A1-Bescheinigung, die Sie dabei haben und bei möglichen Kontrollen vorweisen müssen, weisen Dienstreisende nach, dass für die vorübergehende Tätigkeit im Ausland weiterhin die sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen Deutschlands Anwendung finden und nicht die jeweiligen Bestimmungen des Aufenthaltsstaates. Dies ist vor allem auch für den Krankenversicherungs- und Unfallschutz wichtig. Die Länge der Dienstreise spielt hierbei keine Rolle, so dass auch eintägige Dienstreisen von dieser Regelung betroffen sind. Sie benatragen die Bescheinigung, indem Sie eine Kopie Ihres (noch nicht zwingend genehmigten) Dienstreiseantrages an folgende Mailadresse senden: a1-bescheinigung@personal.fu-berlin.de.
Weitere Informationen zur A1-Bescheinigung und wie diese beantragt werden kann finden Sie hier.

 

3. Was muss ich im Falle einer Entsendung (Dienstreisen von FU-Mitarbeiter*innen, die länger als 6 Wochen dauern) beachten und erledigen? 

Der oder die Beschäftigte stellt spätestens acht Wochen vor dem Auslandsaufenthalt einen Antrag auf Entsendung und reicht diesen mit den betreffenden Unterlagen in der FSGS-Geschäftsstelle ein. Wir benötigen:

• Antrag auf Entsendung, unterzeichnet vom dem oder der Erstbetreuer*in;
• einen detaillierter Reise- und Arbeitsplan;
• einen Nachweis über eine Auslandskrankenversicherung;
• eine Einladung der Gastinstitution / ein Veranstaltungsprogramm o. Ä.;
• ferner sollten alle Zuwendungen von dritter Seite aufgeführt werden, etwa wenn Unterbringungs- oder Reisekosten von der einladenden Institution übernommen werden

Sobald alle relevanten Unterschriften eingeholt sind, wird der Antrag an die Personalstelle weitergeleitet, die einen Zusatz zum Arbeitsvertrag vorbereitet. Die Personalstelle übernimmt die notwenigen Meldungen an das Finanzamt und den Sozialversicherungsträger. Nach Genehmigung der Entsendung kann der oder die Reisende einen Antrag auf Abschlagszahlung stellen. Diesem Antrag ist eine Kopie der Zusatzvereinbarung zur Entsendung beizufügen sowie die üblichen weiteren Unterlagen (Buchungsbelege, Kontoauszüge etc.).

Nach der Rückkehr ist wie gewohnt innerhalb von sechs Monaten ein Antrag auf Abrechnung einer Dienstreise in der FSGS-Geschäftsstelle abzugeben.

 

4. Wie und wann erfahre ich, ob meine Reise genehmigt wurde?

Sobald die Reise von der FSGS-Geschäftsstelle geprüft und sämtliche Unterschriften eingeholt wurden, erhält die FSGS eine Reisegenehmigung vom Fachbereich, die wir an Sie weiterleiten. Da dieser Prozess bis zu vier Wochen in Anspruch nehmen kann, sollten Sie den Dienstreiseantrag unbedingt frühzeitig stellen (min 6 Wochen vor Reisebeginn). Eine Reise kann nur angetreten werden, wenn die Genehmigung vor Antritt der Reise vorliegt. Eine angetretende Dienstreise ohne Genehmigung hat zur Folge, dass ohne Versicherungsschutz gereist wird und eine Erstattung im Nachhinein nicht möglich ist.

 

5. Ich kann die beschreibbaren PDFs nicht öffnen.

Voraussetzung für die Bearbeitung von Reiseanträgen ist, dass diese am PC ausgefüllt sind. Handschriftlich ausgefüllte Anträge akzeptieren wir nicht, da sie vom Fachbereich zurückgewiesen werden. Durch das Ausfüllen der ersten Seite des Antrags, füllen sich Teile der zweiten Seite automatisch aus. Sollte dies im Einzelfall nicht funktionieren, klicken Sie bitte ins Adressfeld auf der zweiten Seite.

Wenn Sie die PDFs nicht öffnen können, liegt das ausschließlich an den Einstellungen auf Ihrem Computer. Sollte folgende Fehlermeldung auftreten, laden Sie das Dokument bitte herunter, speichern es ab und öffnen es dann. Mac-User können das Dokument über das Programm „Vorschau“ öffnen und dann verfahren wie oben beschrieben.  

 

6. Warum dauert die Abrechnung so lange?

Die Abrechnungen werden zentral von der Reisekostenstelle der FU Berlin bearbeitet. Der aktuelle Bearbeitungstand ist auf folgender Seite (nur aus dem FU-Netz aufrufbar) einzusehen. Die FSGS hat keinerlei Einfluss auf die Bearbeitungszeiten: Wir prüfen die Unterlagen im Vorfeld, sobald wir sie jedoch auf den Weg in die Reisekostenstelle gegeben haben, haben wir keine Einsicht mehr in den Prozess. Damit die Unterlagen nicht an Sie zurückgeschickt werden müssen, ist es wichtig, dass Sie diese korrekt und vollständig einreichen. Bitte sehen Sie von individuellen Anfragen zu Ihrem Bearbeitungsstand bei der Reiskostenstelle ab, da viele Anfragen die allgemeinen Bearbeitungszeiten zusätzlich verlängern. 

 

7. Kann ich meine Reise mit einem Urlaub/privatem Aufenthalt verbinden?

Wenn der private Aufenthalt im Vorfeld oder im Anschluss an eine Dienstreise fünf Arbeitstage nicht überschreitet, können Sie die Hin- und Rückreisekosten trotz des teilweise privaten Aufenthaltes voll abrechnen. Übersteigt der private Aufenthalt fünf Arbeitstage, haben Sie keinen Anspruch auf Kostenerstattung der An- und Abreisekosten: Es sind nur noch die Kosten des reinen Dienstgeschäftes erstattungsfähig. Weiter Information erhalten Sie hier.

 

8. Mit welchem Vorlauf muss ich meinen Dienstreiseantrag einreichen?

Eine Vorlaufzeit von mindestens sechs Wochen ist notwendig, um die nötigen Unterschriften (FSGS-Geschäftsstelle, EXC 2020, Fachbereich) einzuholen. Reichen Sie den Antrag deswegen unbedingt frühzeitig ein: Dienstreisen können aus versicherungsrechtlichen Gründen nur angetreten werden, wenn die Genehmigung vor Reiseantritt vorliegt!

 

9. Was muss ich bei einer sogenannten Abschlagszahlung („Vorschuss“) beachten?

Durch die Beantragung eines Abschlages („Vorschuss“), erhalten Sie bereits vor Antritt der Reise eine Rückzahlung von 80% der bereits geleisteten Zahlungen. Füllen Sie hierfür bitte den dafür vorgesehenen Antrag aus. Abschlagsberechtigt sind Reisen, bei denen die Gesamtkosten EUR 200 übersteigen. Um den Abschlag zu erhalten, müssen Sie Kontoauszüge und Belege aller Zahlungen nachweisen, die Sie getätigt haben. Auch wenn Sie einen Abschlag bekommen haben, müssen Sie nach Abschluss der Reise eine Reisekostenabrechnung machen. Sie erhalten dann nicht nur die ausstehenden 20% der bereits vor der Reise entrichteten Kosten, sondern können auch Erstattungen geltend machen, die Sie nicht bereits vorab bezahlt haben. 

10. Meine Reise wird extern finanziert, muss ich trotzdem einen Dienstreiseantrag stellen?

Ja. Erst die Dienstreisegenehmigung gewährt Ihnen einen Versicherungsschutz durch die Unfallkasse Berlin. Unabhängig von der Finanzierung ist deswegen immer zwingend ein Antrag auf Genehmigung der Reise zu stellen.

11. Was muss ich bei dem Antrag auf Abrechnung einer Reise beachten?

Reisekosten werden nur erstattet, wenn sie innerhalb von sechs Monaten nach der Dienstreise beantragt werden; die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise. Verstreicht die Frist, ist ein bereits gewährter Abschlag zurückzuzahlen und die Ausgaben werden nicht erstattet.

Bitte sorgen Sie dafür, dass der Reisekostenabrechnung alle Originalbelege bzw. Zahlungsauszüge über die getätigten (Bar-) Zahlungen beiliegen. Ohne die Originalbelege sind die Ausgaben nicht erstattungsfähig. Zudem müssen bei Kartenzahlungen die Kontoauszüge als Nachweis beigelegt werden. Bitte kleben Sie Belege grundsätzlich auf. Da Belege gescannt werden, können getackerte Unterlagen grundsätzlich nicht angenommen werden. Den Antrag und alle weiteren Unterlagen reichen Sie bitte bei der FSGS-Geschäftsstelle ein.

Bitte sehen Sie sich – abhängig von Ihrem Status – die für Sie gültige Checkliste an. Sollten Fragen offenbleiben, steht Ihnen die Geschäftsstelle gerne zur Verfügung. Bitte bringen Sie zu einem Beratungsgespräch die ausgedruckte Checkliste mit.

• Checkliste für die Beantragung und Abrechnung einer Reise: FSGS-Doktorand*innen
• Checkliste für die Beantragung und Abrechnung einer Reise: FSGS/EXC2020-WiMis
• Checkliste für die Beantragung und Abrechnung einer Reise: DAAD-Doktorand*innen
• Checkliste für die Beantragung und Abrechnung einer Reise: FU-Mitarbeiter*innen

Folgende Anträge können Sie auch auf den zentralen Seiten der FU Berlin herunterladen:

• Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise
• Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise (english)
• Formular für die Reisekostenabrechnung
• Formular für die Reisekostenabrechnung (english)
• Anlage 1 Reise mit mehreren Reisezielen
• Antrag auf Abschlagzahlung („Vorschuss“) für eine zu erwartende Reisekostenvergütung

Musteranträge: Bitte orientieren Sie sich an folgenden vorausgefüllten Musteranträgen:

• Muster-Antrags- und Abrechnungsformular (Doktorand*innen)
• Muster-Antragsformular (DAAD)
• Muster-Antrags- und Abrechnungsformular (FU-Mitarbeiter*innen)
• Muster-Antrags- und Abrechnungsformular (FSGS/EXC 2020-WiMis)

Hier finden Sie weitere allgemeine Hinweise zu Dienstreisen:

• Informationen über Auslandstage- und Übernachtungsgelder
• Richtlinien zur Abrechnung von Reisekosten (Merkblatt der FSGS und des Bundesreisekostengesetzes)
• Merkblatt privater Aufenthalt
• Merkblatt A1-Bescheinigung